24/7 erreichbar. In Sekunden Anliegen & Schäden erfasst. Das passende Team sofort informiert.
Katja KI nimmt jeden Anruf für Ihre Hausverwaltung an – auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen. Objekt, Wohnung, Anliegen und Dringlichkeit werden strukturiert erfasst und in Echtzeit an Ihr Team übermittelt. So bleiben keine Meldungen liegen, keine Details verloren und keine Fristen ungenutzt.
Viele Anrufe gehen verloren. Und mit ihnen Zeit, Geld und Zufriedenheit.
Wenn Ihr Team in Gesprächen, auf Terminen oder die Leitung besetzt ist, erreichen Mieter, Eigentümer und Handwerker niemanden. Es entstehen Warteschleifen, Frust und eskalierende Schäden – und wichtige Meldungen gehen verloren.
Anrufe werden nicht angenommen
Während Eigentümerterminen, Begehungen oder nachts kann niemand ans Telefon gehen. Jede verpasste Meldung wird zum Risiko für Objekt und Zufriedenheit.
Wartezeiten kosten Nerven & Vertrauen
Mieter und Eigentümer erwarten schnelle Antworten. Lange Wartezeiten führen zu Frust, Beschwerden und im schlimmsten Fall zu Mietminderungen.
Wichtige Infos gehen verloren
Fehlende Angaben zu Objekt, Wohnung und Schaden erschweren die Zuordnung, verzögern die Beauftragung von Handwerkern und gefährden Fristen.
Katja KI erfasst alle Informationen – und übergibt sie sofort an Ihr Team.
Während Ihr Team im Termin oder auf Begehung ist, nimmt Katja KI jeden Anruf entgegen, stellt die richtigen Fragen und übermittelt Objekt, Anliegen, Dringlichkeit und Kontaktdaten in Echtzeit.
Objekt & Einheit erfassen
Adresse, Objekt, Etage, Wohnung und Ansprechpartner werden präzise abgefragt.
Anliegen strukturieren
Schaden, Beschwerde, Termin oder Verwaltungsfrage wird korrekt zugeordnet.
Dringlichkeit priorisieren
Notfälle wie Wasserschaden, Heizungsausfall oder Aufzugsstillstand werden sofort eskaliert.
Kontakt dokumentieren
Name, Kontaktdaten und beste Erreichbarkeit werden sauber erfasst.
Team informieren
Alle Informationen werden in Echtzeit an Verwaltung, Technik oder Hausmeister übermittelt.
In 4 Schritten vom Anruf zur erledigten Meldung
Katja KI übernimmt die komplette Annahme und Strukturierung Ihrer Anrufe – zuverlässig, freundlich und rund um die Uhr.
Anruf annehmen
Katja KI nimmt jeden Anruf sofort entgegen – 24/7, freundlich und ohne Warteschleife.
Objekt & Anliegen erfragen
Adresse, Wohnung und Anliegen werden präzise erfasst.
Dringlichkeit & Kontaktdaten aufnehmen
Notfälle werden priorisiert, Kontaktdaten und Erreichbarkeit strukturiert dokumentiert.
Informationen weiterleiten
Alle Informationen werden in Echtzeit an Ihr Team oder Ihr System übermittelt.
Mehr Zeit. Weniger Stress. Zufriedene Mieter & Eigentümer.
Katja KI nimmt Ihnen die Anrufe ab – damit sich Ihr Team auf das konzentrieren kann, was wirklich zählt: Objekte, Menschen und schnelle Lösungen.
Entlastetes Team
Ihre Verwaltung erhält nur die relevanten Informationen und kann sich auf Bearbeitung und Betreuung konzentrieren.
Bessere Reaktionszeiten
Alle Informationen stehen sofort zur Verfügung – für schnelle Bearbeitung und zufriedene Mieter und Eigentümer.
Sofort verfügbar
Anrufe werden ohne Verzögerung angenommen – rund um die Uhr.
Keine Ausfälle
Auch außerhalb der Bürozeiten und bei hohem Anrufaufkommen bleibt kein Anruf unbeantwortet.
Eine Telefonzentrale, die für Hausverwaltungen gebaut ist
Katja KI ist nicht nur eine Anrufannahme, sondern ein intelligenter Assistent für Ihre Verwaltungsprozesse.
24/7 Telefonzentrale
Jeder Anruf wird sofort angenommen – auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen.
Intelligente Frageführung
Katja KI stellt die richtigen Fragen zu Objekt, Wohnung, Anliegen und Dringlichkeit.
Meldungszusammenfassung
Alle Informationen werden übersichtlich zusammengefasst und dokumentiert.
Echtzeit-Weiterleitung
Meldungen gehen direkt an Verwaltung, Technik, Hausmeister oder System.
DSGVO-Dokumentation
Keine wichtigen Details gehen verloren – alles wird sicher dokumentiert.
Regeln & Verfügbarkeit
Regeln und Zuständigkeiten sorgen dafür, dass jede Meldung an die passende Person geht.
Reporting & Auswertung
Sie erhalten regelmäßige Einblicke und Statistiken zu allen Anrufen und Ergebnissen.
Persönlicher Support
Echte Menschen, die schnell helfen – per Telefon, E-Mail oder Chat.
Für alle Situationen in der Hausverwaltung
Von der Havarie bis zur Eigentümerversammlung: Katja KI nimmt jede Anfrage strukturiert an.
Notfall & Havarie
Wasserschaden, Heizungsausfall, Gasgeruch: Katja KI erkennt die Dringlichkeit, eskaliert sofort und informiert den Bereitschaftsdienst.
Schadensmeldungen & Mängel
Defekte, Mängel und Beschwerden werden mit Objekt und Wohnung strukturiert aufgenommen und an die Technik übergeben.
Mieteranliegen
Fragen zu Nebenkosten, Mietvertrag oder Hausordnung werden dokumentiert und der zuständigen Verwaltung zugeordnet.
Eigentümer & WEG
Anfragen zu Versammlungen, Beschlüssen und Sanierungen werden erfasst und an die WEG-Verwaltung übergeben.
Termine & Besichtigungen
Übergaben, Besichtigungen und Handwerkertermine werden mit Zeitfenster strukturiert geplant.
Handwerker & Dienstleister
Rückfragen von Handwerkern zu Aufträgen, Zugängen und Rechnungen werden dokumentiert und weitergeleitet.
Alles läuft zusammen. Automatisch. In Echtzeit.
Katja KI übermittelt alle Informationen automatisch an die richtigen Personen und Systeme.
Adresse, Etage und Wohnung werden erfasst
Ansprechpartner und Erreichbarkeit werden dokumentiert
GesendetSchaden oder Frage wird strukturiert erfasst
Dringlichkeit und Details werden dokumentiert
GesendetRegeln und Zuständigkeiten entscheiden über die Zuordnung
Alle Informationen gehen direkt an die passende Person
GesendetSie sehen jederzeit, was passiert
Katja KI macht aus jedem Anruf eine klare, nachvollziehbare Information – für Verwaltung, Technik und Geschäftsführung.
Anrufhistorie
Alle Anrufe werden angenommen, dokumentiert und übersichtlich dargestellt.
Meldungsstatus
Sie sehen, welche Informationen bereits übermittelt wurden und wer zuständig ist.
Team-Verfügbarkeit
Regeln und Zuständigkeiten sorgen für eine saubere Zuordnung der Meldungen.
Auswertung
Regelmäßige Statistiken zeigen, welche Objekte, Anliegen und Zeiten relevant sind.
In wenigen Schritten zur 24/7 Telefonzentrale
Katja KI ist schnell eingerichtet und sofort einsatzbereit – ohne komplizierte Technik oder lange Wartezeiten.
Beratung & Analyse
Wir besprechen Ihre Anforderungen und richten Katja KI genau nach Ihren Abläufen ein.
Einrichtung & Training
Katja KI wird mit den wichtigsten Informationen zu Ihren Objekten, Zuständigkeiten und Abläufen trainiert.
Test & Optimierung
Wir testen gemeinsam alle Abläufe und optimieren Katja KI, bis alles perfekt passt.
Go Live
Katja KI geht live und übernimmt Ihre Anrufe – Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft.
Persönlicher Support
Echte Menschen, die schnell helfen – per Telefon, E-Mail oder Chat.
Laufende Optimierung
Wir verbessern Katja KI kontinuierlich und passen sie an Ihre Bedürfnisse an.
Transparente Auswertung
Sie erhalten regelmäßige Einblicke und Statistiken zu allen Anrufen und Ergebnissen.
Häufige Fragen
Die wichtigsten Antworten zu Katja KI für Hausverwaltungen auf einen Blick.
Brauche ich eine spezielle Telefonanlage?
Nein. Katja KI kann Ihre vorhandenen Rufnummern und Prozesse ergänzen. Die Weiterleitung erfolgt per App, E-Mail oder direkt in Ihr System.
Wie erkennt Katja KI, wer zuständig ist?
Regeln und Zuständigkeiten sorgen dafür, dass jede Meldung an die passende Person oder das passende Team geht – z. B. Mietverwaltung, WEG-Verwaltung, Technik oder Hausmeister.
Ist die Lösung DSGVO-konform?
Ja. Alle Informationen werden sicher verarbeitet und dokumentiert.
Wie lange dauert die Einrichtung?
In der Regel ist Katja KI in wenigen Tagen startklar – abhängig von Ihren Abläufen und gewünschten Anbindungen.
Was passiert bei Notfällen wie Wasserschäden?
Katja KI erkennt die Dringlichkeit, löst definierte Eskalationen aus und informiert sofort den Bereitschaftsdienst oder die zuständige Technik.
Kann Katja KI auch Objektdaten zuordnen?
Ja. Adresse, Objekt, Etage und Wohnung werden strukturiert erfasst und dem richtigen Bestand zugeordnet – auch bei mehreren tausend Einheiten.
Werden Anrufe dokumentiert?
Ja. Alle relevanten Informationen werden dokumentiert und stehen für Verwaltung, Technik und Auswertung zur Verfügung.
Kann Katja KI in bestehende Software integriert werden?
Ja. Katja KI kann per App, E-Mail, Dashboard oder System angebunden werden. Auch Immobilien-Software-, CRM- und Cloud-Anbindungen sind möglich.
Funktioniert Katja KI auch für mehrere Bestände und Standorte?
Ja. Katja KI kann mehrere Objekte, Bestände und Teams sauber unterscheiden und die Meldungen korrekt zuordnen.
Was passiert, wenn alle Mitarbeitenden im Gespräch sind?
Katja KI nimmt den Anruf trotzdem an, dokumentiert alle Informationen und übergibt die Meldung nach Verfügbarkeit oder Eskalationsregel.